作者丨贾特律师
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在劳动合同履行过程中，员工离职是企业管理中常见的现象。此时企业的一些不规范做法将为诉讼争议埋下伏笔。那么，应当如何规范办理离职手续，才能既保障企业合法权益，又避免法律纠纷呢？本文将围绕员工离职手续的办理，对劳动者和用人单位作以双向提示。
一、离职前的准备工作
确认离职原因。企业应当指引员工递交书面离职申请书，了解员工离职的真实原因。离职原因可能涉及劳动合同履行、工作环境、薪酬待遇、职业发展等多方面因素。通过与员工面谈，了解其离职的真实原因，便于及时化解潜在法律风险。
审查劳动合同。企业要仔细审查员工的劳动合同，明确劳动合同的期限、解除条件、违约责任等条款。特别要关注以下几点：一是劳动合同是否约定了服务期和违约金；二是是否存在竞业限制条款；三是是否需要提前通知解除合同；四是核实社保公积金情况。企业需要核实员工的社保和公积金缴纳情况，确保各项社保费用已经足额缴纳，避免因社保问题引发劳动争议。五是确定经济补偿金。根据《劳动合同法》规定，企业单方解除劳动合同，或员工因企业原因解除劳动合同的，企业可能需要支付经济补偿金。经济补偿金的计算标准为：按员工在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资的标准向劳动者支付。
二、离职过程中的注意事项
如果企业决定解除劳动合同，应当制作《解除劳动合同通知书》，送达给员工，并要求员工签收。通知书应当包括以下内容：解除劳动合同的依据、解除时间、经济补偿金数额、办理离职手续的期限、办理工作交接的要求等。实务中，企业可能会觉得口头辞退更灵活，可以避免留下证据，但实际上可能导致更大的法律风险。容易被认定为违法解除，员工维权成功率高，因此建议广大用人单位采用书面方式，切勿投机取巧。
此外，还有个别企业在单方面解除劳动合同时，要求员工在办理离职手续时勾选“员工自愿离职”，这样的行为可能因被定义为“欺诈、胁迫”而无效，总的来说这样的行为属于高风险操作，可能导致企业承担更高的赔偿责任、行政处罚和声誉损失。
工作交接是离职手续的重要环节。企业应当要求员工办理以下事项：交接工作内容、归还公司财物、结清借款、签署交接清单、结算工资和经济补偿金。
企业应当及时结算员工的工资、奖金、津贴等劳动报酬，并依法支付经济补偿金。需要注意的是，工资结算应当在解除劳动合同时一次性付清；经济补偿金应当在办结工作交接时支付；用人单位不得克扣或者无故拖欠劳动者的工资；办理档案和社会保险关系转移。根据《劳动合同法》规定，用人单位应当在解除劳动合同时出具解除劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
实务中，用人单位单方面解除劳动合同后同劳动者签订“解除劳动合同协议书”，双方商议用人单位主动支付劳动者一笔补偿金，但该补偿金金额少于法定经济补偿金的金额。这种协议是否有效呢？客观来说，这样的协议有效，但需确保自愿签订、公平合理。但即使有效，劳动者仍然可以申请劳动仲裁，补全差额。
三、离职后的后续事项
保密和竞业禁止。如果员工离职后可能接触到企业的商业秘密或者掌握重要客户资源，企业应当要求员工签署保密协议或竞业禁止协议。竞业禁止协议应当明确禁止从事的行业、禁止地域范围、禁止期限、违约责任等。
保存离职记录。企业应当妥善保存员工离职的相关记录，包括离职申请、解除劳动合同通知书、交接清单、工资支付凭证、社保转移证明等，这些记录在发生劳动争议时，可以作为重要证据。
员工离职时，企业未依法支付经济补偿金、企业未及时办理社保转移、员工未妥善处理工作交接、员工未履行保密和竞业禁止义务等均有可能为双方带来诉累。笔者建议广大用人单位、劳动者严格按照法律规定开展相关手续办理工作，必要时咨询资深法务或专业律师，毕竟合规用工是企业长远发展的重要因素。
贾特律师 中共党员、毕业于西北政法大学，上海段和段（西安）律师事务所执业律师、副主任助理、党支部委员会办公室成员、西安浐灞国际港劳动争议调解中心调解员、陕西省预防青少年犯罪研究会工作队成员、陕西省图书馆“普法惠民 伴您同行”项目公益律师
业务领域：企业合规、劳动争议、婚姻家事、合同纠纷、行政复议及诉讼
部分客户：陕西省市场监督管理局、西安市委网信办、西咸新区沣东新城管理委员会、陕西契阔荣建设工程公司、西安诺圆安亲教育科技公司、西安翔盛实业集团、四川神兴建筑科技有限公司等
