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作者:卫星酱
编辑:竺兰
锵锵!大家好哇~这里是秋叶编辑部~
在日常工作中,我们经常需要整理 Excel 表格,比如去重、行列转换、数据提取等等。
面对这些需求,小伙伴们是选择用函数公式,还是用 Excel 自带的功能呢?
今天,我们就来一场函数 vs 非函数的 PK,看看谁才是表格整理的王者!
去重
函数做法:Unique 函数提取唯一值。
公式:=UNIQUE(数据区域)
优点:动态更新,数据源变化时结果自动更新。
缺点:需要 Excel 2021 或更高版本。
例:我有一张姓名表,现在需要统计人数。
如上图所示先用 Unique 函数得到不重复的人名,再用 Counta 函数计数。
公式写好后我们还能在源数据区域任意删减添加,结果随之改变,不用再次整理数据。
非函数做法:【删除重复项】。
操作:选中数据区域-【数据 】选项卡-【删除重复项】-【确定】。
优点:操作简单,适用于所有 Excel 版本。
缺点:静态结果,数据源变化时需重新操作。
例:有一张姓名表,现需提取不重复人名,便于后续数据录入。
行列转换
函数做法:Transpose 函数行列转换。
公式:=TRANSPOSE(数据区域)
优点:动态更新,数据源变化时结果自动更新。
缺点:需要 Excel 2016 或更高版本。
例:将左侧两列转换成两行。
如果你用的是 Microsoft 365,这里只需要在 D1 单元格输入公式就可以。
其它版本的 Excel 需要先选中 D1:J2,再在公式编辑栏中输入公式后按下【Ctrl + Shift + Enter】。
非函数做法:【转置】。
操作:复制数据区域 -【右键】 -【选择性粘贴】 -【转置】。
优点:操作简单,适用于所有 Excel 版本。
缺点:静态结果,数据源变化时需要重新操作。
一维转二维表
函数做法:Wraprows 函数将一维数据转换为二维表格。
公式:=WRAPROWS(数据区域,每行显示的数据个数,[填充值])
优点:动态更新,数据源变化时结果自动更新。
缺点:需要 Excel 365。
例:从别处复制来的物流信息,现在需要整理成表格。
非函数做法:手动剪切并酌情使用【转置】。
操作:见下方动图
优点:操作灵活,可以进行数据汇总和分析。
缺点:需要手动设置,数据源变化时需要刷新数据透视表。
例:无法使用 Wraprows 函数,但需要整理表格。
提取部分表格
函数做法:Take 和 Drop 函数提取表格的部分数据。
公式:=TAKE(数据区域, 行数, 列数)
=DROP(数据区域, 行数, 列数)
优点:动态更新,数据源变化时结果自动更新。
缺点:需要 Excel 365。
例:提取部分表格。
Take 公式会「取出」数据区域的前四行、后三列。
删除 Unique 函数结果中的 0 值。
这个公式会「丢下」数据区域的第一行。
非函数做法:复制粘贴。
操作:略。
优点:操作简单,适用于所有 Excel 版本。
缺点:静态结果,数据源变化时需要重新复制。
好了,今天的数据整理技巧大比拼就到这里!下面是一份总结表:
可不要以为「擅长 Excel」就是掌握难、更难、更更难的技巧哦,根据我们对数据的需求,选择最合适、便捷的方案才是最重要的!
换句话说,如果「去重」、「行列转换」、「一维转二维表」、「提取数据」等整理需求,是过程、手段,是处理数据的一个步骤,那就用函数,反之,如果是结果,目的,那用其它的技巧也许会更快、更直观。
但,并非人人都是 Excel 大师,工作中也没有大量时间去犹豫技巧的选择,还有那些好用但冷门的技巧,我不知道,怎么办?
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