几乎各行各业都把A4纸作为文件用纸。不要把纸写得满满当当，如果对方在仔细看文件内容之前，从视觉上产生了“啊，写了这么多”的印象，他就很难读下去。制作文件的时候，应注意要让对方容易阅读。
我本人在写企划书等文件时，往往会将空白与文字的比例设置为“三比七”。或许有人觉得，不就是空白吗，有什么了不起的？但当大家在会议中传阅文件的时候，如果文字与空白的比例是八比二或九比一，会使阅读者难以提取要点，也就无法迅速把握整体内容，从而做出正确的回应。
为了让对方尽快理解文件内容，应注意文件的易读性。在多人合作的情况下，这样做可以推进项目的顺利进行。这也是即答力的一部分。
